Partajarea informațiilor.

1. Scopul și cadrul legal

Acest protocol acoperă orice partajare de informații personale despre o supraviețuitoare, copil sau altă persoană identificabilă, între Lotus și o terță parte (poliție, autoritate locală, NHS, școală, refugiu, avocat, organizație parteneră, MARAC etc.). Respectă UK GDPR, Data Protection Act 2018, Domestic Abuse Act 2021 și ghidul statutar relevant.

2. Mai întâi consimțământul

• Întrebăm supraviețuitoarea înainte să partajăm. Explicăm cu cine vom partaja, ce vom partaja, de ce, ce se poate întâmpla ca rezultat și ce se poate întâmpla dacă spune nu.
• Consimțământul este înregistrat (verbal în notițele de caz sau scris prin email sau formular semnat).
• Consimțământul poate fi retras oricând, pentru viitor (nu putem retrage ceea ce a fost deja partajat).
• Consimțământul este informat și acordat liber. Nu este forțat ca o condiție pentru a primi ajutor.

3. Când partajăm fără consimțământ

Există situații limitate în care partajăm fără (sau înainte de) a cere consimțământul, deoarece așteptarea ar crea mai mult rău. Acestea sunt:

• Un copil este în pericol de vătămare semnificativă (Children Act 1989 / 2004). Facem referral către serviciile pentru copii ale autorității locale și, dacă este necesar, poliția.
• Un adult cu nevoi de îngrijire și sprijin este în pericol de abuz sau neglijare (Care Act 2014, s.42). Facem referral către safeguarding adulți.
• Există un risc grav și iminent pentru viața sau vătămarea gravă a oricui. Putem partaja cu poliția și serviciile de urgență.
• Un scop de prevenire sau detectare a infracțiunilor unde divulgarea este necesară și proporțională (Data Protection Act 2018, Sch.2 Part 1 para 2).
• Un ordin judecătoresc sau altă obligație legală (de ex. o citație de martor, o notificare de informare de la ICO).

În fiecare astfel de caz, înregistrăm: ce am partajat, cu cine, când, pe ce bază legală, cine a luat decizia și de ce. Supraviețuitoarea este informată după aceea, dacă acest lucru nu creează un risc suplimentar.

4. MARAC

Multi-Agency Risk Assessment Conferences (MARAC) sunt întâlniri confidențiale unde se partajează informații despre cazuri de violență domestică cu risc ridicat între poliție, servicii sociale, sănătate, locuințe, IDVA și servicii specializate. Acolo unde facem referral pentru o supraviețuitoare la MARAC sau suntem invitați la un MARAC, partajăm informațiile minime necesare pentru managementul riscului și spunem supraviețuitoarei că facem acest lucru, cu excepția cazului în care acest lucru ar plasa-o în sine la un risc mai mare.

5. Statutul de imigrare

Nu partajăm informații despre statutul de imigrare al unei supraviețuitoare cu Home Office sau orice organism de aplicare a imigrării, decât dacă supraviețuitoarea a oferit consimțământ explicit, informat și scris. Această poziție se aplică chiar și atunci când alte agenții cer. Această poziție urmează decizia super-plângerii National Police Chiefs' Council (2024) și ghidul Comisarului pentru Violența Domestică.

6. Cum partajăm, în siguranță

• Email criptat sau portal securizat acolo unde este disponibil. Niciodată date personale prin WhatsApp sau SMS.
• Doar informațiile minime necesare. Nu 'partajăm în exces' pentru a fi de ajutor.
• Detalii personale doar către un destinatar numit, niciodată către o căsuță generică decât dacă avem confirmare scrisă că este securizată.

7. Acorduri de Partajare a Datelor cu partenerii

Acolo unde Lotus partajează date cu un partener pe o bază regulată sau sistematică (de exemplu o cale de referrals cu un refugiu local), există un Acord scris de Partajare a Datelor. Acordul stabilește scopul, baza legală, categoriile de date, retenția, securitatea și procedurile pentru breach-uri.

8. Revizuire și responsabilitate

Revizuit la fiecare 12 luni. Responsabil: Director (Lead Protecția Datelor). Îngrijorările despre cum au fost partajate informațiile pot fi semnalate prin politica de Reclamații sau direct la ICO.