Controale financiare și rezerve.

1. Scopul și cadrul legal

Această politică stabilește controalele financiare care protejează banii Lotus, asigură utilizarea corectă a fondurilor donatorilor și granturilor și oferă o imagine corectă a poziției financiare a Lotus Justice & Support Centre CIC. Este în concordanță cu Companies Act 2006, Community Interest Company Regulations 2005, Charity Commission CC8 'Internal Financial Controls' și CC19 'Charity Reserves: building resilience'.

2. Conturi bancare

• Toți banii Lotus sunt ținuți în conturi bancare numite pentru Lotus. Nu se folosesc niciodată conturi personale pentru banii Lotus.
• Semnatarii autorizați sunt Directorul și un alt director numit.
• Internet banking are autentificare în doi pași pentru fiecare conectare și pentru fiecare plată peste GBP 100.
• Extrasele bancare sunt reconciliate lunar de către contabil, verificate de Director și semnate.

3. Limite de autorizare

• Până la GBP 250: Directorul poate autoriza singur.
• GBP 250 până la GBP 2.500: Directorul plus un alt director.
• Peste GBP 2.500: aprobare integrală a consiliului într-o ședință.
• Orice plată unică peste GBP 10.000 necesită ofertă scrisă de la cel puțin trei furnizori (acolo unde este rezonabil).

4. Cheltuieli

• Toate cheltuielile personalului și voluntarilor sunt revendicate pe formularul standard de cheltuieli Lotus, cu chitanțe, în 30 de zile.
• Kilometrajul este rambursat la ratele aprobate de HMRC (în prezent 45p per milă pentru primele 10.000 mile).
• Costurile de îngrijire a copiilor în timpul voluntariatului pentru Lotus sunt rambursate la cost rezonabil pe baza chitanțelor.
• Cererile de cheltuieli sunt verificate și aprobate de Director (sau, pentru cheltuielile Directorului, de un alt director).

5. Fonduri restricționate

Când un donator sau finanțator specifică pentru ce trebuie folosiți banii săi, acei bani sunt ținuți ca un 'fond restricționat' și urmăriți separat. Sunt cheltuiți doar pe scopul specificat. Orice fonduri restricționate necheltuite sunt returnate finanțatorului sau realocate doar cu permisiunea scrisă a finanțatorului.

6. Rezerve

Lotus țintește să dețină rezerve libere echivalente cu trei până la șase luni de costuri operaționale, în concordanță cu ghidul Charity Commission CC19. Ținta de rezerve și nivelul efectiv sunt revizuite trimestrial de consiliu și raportate în conturile anuale. Ținta de rezerve este stabilită în funcție de costul unei închideri ordonate a operațiunilor (salarizare finală, ieșire din contracte, arhivare dosare, închidere reglementară) în cazul în care finanțarea eșuează.

7. Raportare

• Conturi de management lunare la Director.
• Raport financiar trimestrial la consiliu, incluzând buget vs realizat și statusul rezervelor.
• Conturi anuale depuse la Companies House, cu un Raport CIC (formularul CIC34) acoperind impactul asupra comunității și remunerarea directorului.
• Un rezumat în limbaj simplu în raportul anual de pe website.

8. Examinare independentă / audit

Conturile Lotus sunt supuse examinării independente de către o persoană calificată (în prezent un contabil autorizat). La pragurile de venituri stabilite prin lege se va comanda un audit complet.

9. Fraudă și nereguli

Orice suspiciune de fraudă sau neregulă financiară este raportată imediat conform politicii de Whistleblowing și Directorului. Problemele grave sunt raportate la poliție, CIC Regulator și, acolo unde sunt raportabile, la ICO și HMRC.

10. Revizuire

Această politică este revizuită anual de către consiliu.